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清理辦公桌的9大妙招


  
1. 區分工作空間:組織專家彼得·沃爾什認為,每個專業人士都要先捫心自問,我想在辦公空間中做什么,這樣能滿足我的需求嗎?在確立你希望和需要使用空間的目標后,按照你的日常功能設置區域。你可能需要為電腦設置工作區,為研究設置圖書區,為辦公用品設置存儲區,為你的檔案設置歸檔區。這為有效地利用空間奠定了基礎。
2. 只在手邊保留你需要的物品:你應該把馬上需要的物品放在手邊。成盒的鋼筆、成堆的文件和舊咖啡杯都應該清理走。而且,通過減少必需品的數量,可以讓你的辦公桌擺脫視覺混亂。對于大多數人來說,這意味著在你最常用的辦公空間放置一臺電腦顯示器和鍵磐宏棧板買賣盤、電話、兩支筆、一個筆記本、一盞燈和一張家庭照片。辦公用品、書面文件和個人物品都應該放在你為它們劃分好的區域。
3. 設立界限:問題不在于空間,而在于太多的東西。從一開始,你就要為所能容忍的物品數量設立界限。給自己放置一個書架,等到書架放滿的時候,你每增加一本新書,就拿走一本舊書,保持這個界限。
同樣的道理也適用于檔案。當你的柜子不堪重負的時候,就要清理檔案,扔掉那些你不再需要的書面文件。長期維護和你最初的整理計劃一樣重要。
4. 清理你的萬能抽屜:大多數人把物品扔進辦公桌抽屜里,然后這些東西就消失在他們的視線里。然而過了一段時間,他們根本不知道抽屜里放了什么,甚至打開抽屜的時候會感到焦慮。建議采用分格抽屜,為所有東西指定一個區域,比如分格存放回形針和橡皮筋,每過六個星期檢查一遍,把放錯地方或用不上的東西清理出來。你需要在日程表上寫上這個任務,這樣你就能遵守約定。
5. 不要把電子郵件作為工作列:我們大多數人都淹沒在電子郵件中,過于頻繁地把收件箱當做工作列表。數字垃圾像現實垃圾一樣讓人感到緊張、消耗能量。整理收件箱類似于清理你的紙質文件,無論是文件夾還是軟件內部的任務功能都是如此。比如說,不要雜亂無序地標注電子郵件,而是使用Outlook 或Entourage指令來設置提醒,然后跟進。

 

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